KUVA: Pekka Rousi

Julkaistu Suomen Kiinteistölehdessä nro 1/2025:
https://view.taiqa.com/kiinteistolehti/skl-2025-1#/page=28

Yhteistyöllä laatua KIINTEISTÖNHOITOON

TEKSTI: Ralf Ahlskog KUVAT: Pekka Rousi

Helsingin Pihlajistossa 15 taloyhtiötä yhdisti voimansa kiinteistönhoitopalveluiden kilpailuttamiseksi. Lopulta 11 yhtiötä liittyi erilliseen puitesopimukseen, jossa määritellään palvelun laatu ja hintataso. Tulokset ovat olleet lupaavia, ja säästöjä on syntynyt.

Pihlajisto on pääosin kerrostaloista koostuva helsinkiläinen 1970-luvun lähiö. Siellä toimii Taloyhtiöklubi, joka on taloyhtiöiden yhteinen foorumi tiedonvaihtoon, kokemusten jakamiseen ja yhteisten ratkaisujen suunnitteluun.

Pari vuotta sitten Taloyhtiöklubin vetäjä ja yhden taloyhtiön puheenjohtaja Kimmo Karviselle heräsi ajatus voimien yhdistämisestä kiinteistönhoitopalveluiden kustannusten kurissa pitämiseksi sekä toiminnan laadun parantamiseksi.

Kilpailutuksen taustalla oli aiemmin alueella toimineen huoltoyhtiön vetäytyminen Pihlajistosta. Tilanteessa päätettiin tehdä yhteinen kilpailutus, johon kutsuttiin mukaan toistakymmentä palveluntarjoajaa. Kilpailutusprosessi alkoi keskusteluilla potentiaalisten tarjoajien kanssa.

– Halusimme, että tarjoajat ymmärtävät yhteiskilpailutuksen poikkeuksellisen luonteen ja voivat esittää kysymyksiä etukäteen. Tällä tavalla varmistimme, että tarjouskilpailuun osallistuvat yritykset suhtautuvat siihen vakavasti ja miettivät ratkaisuja perusteellisesti, Karvinen sanoo.

Palveluntuottajaksi valikoitui Vuo-Kiinteistöpalvelut Oy, joka erottui edukseen tasapainoisen hinta-laatusuhteen ansiosta.

– Kun kyseessä on iso ryhmä kiinteistöjä, on huoltoyhtiöllekin huomattavasti vaivattomampaa solmia yksi kokonaisvaltainen sopimus kuin neuvotella jokainen erikseen, yhtiön toimitusjohtaja Pekka Ljungberg toteaa.

Vuo-Kiinteistöpalvelut päätti perustaa toimiston Pihlajistoon, mikä helpottaa päivittäisten asioiden hoitamista. Tavoitteena oli tuoda alueelle tuttuja huoltomiehiä, jotka ovat läsnä ja helposti saavutettavissa. Lähestymistapa muistuttaa jossain määrin perinteistä talonmiestoimintaa, jossa tuttu henkilö hoitaa tehtäviä lähellä asukkaita.

Puitesopimuksessa on myös määrätty huoltohenkilökunnan pysyvyydestä. Mikäli vaihtuvuutta esiintyy, taloyhtiöillä on oikeus osallistua uuden henkilön valintaan.

Sopimus takaa palvelun laadun

Kiinteistöliiton vanhempi lakimies Pauliina Haapsaari neuvoo taloyhtiöitä pohtimaan, soveltuuko yhteinen kilpailutus omalle taloyhtiölle. Yhdessä voi neuvotella, mutta jokaisen kannattaa tehdä oma sopimus.

Pihlajiston puitesopimusmallissa on huomioitu taloyhtiöiden erilaiset tarpeet. Vaikka sopimuksen perusrunko on sama, jokaisen taloyhtiön erityispiirteet, kuten tekniset laitteistot ja huoltokierrosten sisältö, on sovittu erikseen.

– Tavoitteena on, että yksikään yhtiö ei jää ilman tarvittavia palveluita, mutta toimintaa on myös tehostettu yhtenäistämällä prosesseja, huoltoyhtiön Ljungberg kertoo.

Neljä kertaa vuodessa pidettävissä ryhmän laatupalavereissa ruoditaan ennen kokousta tehtyjä kattavia asiakaskyselyjä. Kyselyn tulokset jaetaan taloyhtiöille ja huoltoyhtiölle hyvissä ajoin ennen kokousta, jolloin niiden analysointiin jää riittävästi aikaa.

– Laatupalavereissa keskitymme ratkaisemaan ongelmia nopeasti ja tehokkaasti. Kaikki taloyhtiöt näkevät myös toistensa palautteet, mikä auttaa vertailussa ja parantaa yhteistyön avoimuutta, Taloyhtiöklubin Karvinen sanoo.

Säästöjä syntyy

Kilpailutuksen avulla Pihlajistossa saavutettiin huomattavia säästöjä palvelun laadusta tinkimättä. Joissakin taloyhtiöissä kiinteistöhuoltopalveluiden hinnasta leikkautui jopa puolet pois, vaikka huolto-ohjelmaan ei tehty muutoksia.

Yksi taloyhtiöistä on säästänyt hoitokuluissaan jopa 18 000 euroa vuodessa, mikä on merkittävä summa keskikokoiselle taloyhtiölle.

– Asunto-osakeyhtiöiden hallituksissa elää usein uskomus, ettei palvelujen hintoja voi saada alaspäin laadusta tinkimättä. Tämä kilpailutus kuitenkin todisti toisin. On erittäin tärkeää, että taloyhtiöt pyrkivät kunnianhimoisesti leikkaamaan hoitokulujaan, Karvinen sanoo.

Usein korkeisiin kustannuksiin ovat syynä pitkäaikaiset, jopa 20 vuotta vanhat huoltosopimukset, joita ei ole kilpailutettu. Indeksikorotukset ovat nostaneet hintoja vuosien ajan ilman, että kukaan on kiinnittänyt niihin huomiota.

Taloyhtiöklubin kilpailutusmallin mukainen puitesopimus tarjoaa taloyhtiöille suojaa myös hintojen korotuksilta. Sopimus velvoittaa palveluntarjoajan ilmoittamaan mahdollisista hinnankorotuksista hyvissä ajoin. Neuvottelut käydään laatupalaverin yhteydessä.

– Puitesopimus tarjoaa hinnoitteluun ennakoitavuutta, mikä on taloyhtiöille tärkeä etu. Hinnantarkistukset tehdään yhdessä sopimusryhmän kanssa ja ne perustuvat vuosittain neuvoteltuun korotusprosenttiin. Tämä malli tuo taloyhtiöille vakautta, mutta antaa myös meille mahdollisuuden tarkastella hintoja tarpeen mukaan, Ljungberg kertoo.

Tällä erää 11 alueen taloyhtiötä on mukana puitesopimuksessa, joka suojaa niiden hintatason vuo- teen 2026 asti. Ne taloyhtiöt, jotka ovat Vuo-Kiinteistöpalvelujen asiakkaita alueella mutta jättäytyivät puitesopimuksen ulkopuolelle, ovat jo saaneet ilmoituksia merkittävistä hinnankorotuksista.

Suunta on oikea

Neljän taloyhtiön hallituksessa istuva Pekka Pajalahti kertoo, että laatukyselyiden perusteella monissa asioissa on onnistuttu, mutta parannettavaakin riittää vielä.

– Erityiseksi haasteeksi on noussut huoltokirjan päivittäminen. Sen oli tarkoitus valmistua jo viime vuoden lopulla, mutta tavoitteesta on jääty. Huoltokirja on keskeinen työkalu, jonka avulla voisimme seurata tarkasti, mitä kohteita on tarkastettu ja milloin.

Vaikka ensimmäisenä vuotena on Pajalahden mukaan ollut haasteita, taloyhtiöt ovat tyytyväisiä yhteiseen suuntaansa. Tavoitteena on edelleen parantaa kiinteistöpalveluiden laatua ja varmistaa resurssien riittävyys.

– Kehityskeskustelut huoltoyhtiön kanssa kuuluvat sopimukseen, jonka tavoitteena on luoda pysyvä ja laadukas toimintamalli. Toiveena on, että prosessi kehittyy edelleen ja tuo mukanaan pysyviä parannuksia. Yhteistyö antaa voimaa sekä neuvotteluissa että arjen hallinnassa, Pajalahti sanoo.

Erityisesti tiiviissä yhteisöissä, kuten Pihlajistossa, sopimusmalli tukee myös alueen yhteisöllisyyttä.

– Kun asukkaat tuntevat huoltotiimin ja ovat sitoutuneita alueensa hyvinvointiin, malli toimii parhaimmillaan. Tämä edistää paitsi turvallisuutta myös asuinalueen viihtyvyyttä, Ljungberg muistuttaa.

Pihlajiston mallin mukaiset yhteiskilpailutukset ovat vielä harvinaisia, mutta ne ovat tulevaisuutta. Taloyhtiöt voivat saavuttaa joukkovoiman avulla sekä kustannustehokkuutta että laadukkaampaa palvelua.

– Etenkin pienten taloyhtiöiden voi olla haastavaa saada esimerkiksi lumenaurauspalveluita, mutta yhteisellä kilpailutuksella voidaan palveluntarjoajia houkutella tehokkaammin, Kiinteistöliiton Haapsaari huomauttaa.

Julkaistu Suomen Kiinteistölehdessä nro 1/2025:
https://view.taiqa.com/kiinteistolehti/skl-2025-1#/page=28

TEKSTI: Ralf Ahlskog KUVAT: Pekka Rousi